أدوات «تحويل PDF إلى Excel» التقليدية تنسخ النص كما هو، فتحصل على أعمدة مبعثرة تحتاج إلى ترتيب يدوي. أما الفاصل فيفهم الفاتورة: يعرف أين اسم المورد، وأين الإجمالي، وما البنود، ثم يضع كل قيمة في عمودها.
نوعان من ملفات PDF
- PDF رقمي (صادر من نظام محاسبي): يُقرأ بدقة عالية.
- PDF ممسوح ضوئياً (صورة داخل PDF): يُقرأ أيضاً، وتُظلَّل الحقول غير الواضحة للمراجعة.
عدة فواتير في ملف واحد
يرسل بعض الموردين كشفاً شهرياً من عدة فواتير في ملف PDF واحد. يكتشف الفاصل كل فاتورة على حدة ويحوّلها إلى مستند مستقل، فتظهر في الملف صفوفاً منفصلة.
CSV أم Excel؟
- CSV: مناسب للاستيراد إلى أنظمة المحاسبة. يُحفظ بترميز UTF-8 مع BOM، وتُحمى الخلايا من حقن الصيغ.
- Excel (.xlsx): المبالغ أرقام حقيقية، والصف الأول مثبّت مع فلاتر جاهزة، والاتجاه من اليمين إلى اليسار عند اختيار العناوين العربية.
الحجم والصفحات
تُحتسب الباقات بعدد الصفحات المعالجة. والمستندات التي تفشل معالجتها لا تُحتسب.